Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi 

Definisi Sistem Informasi

Apakah Sistem Informasi itu? Sebelum sampai pada defini sistem informasi, kita lihat dahulu definisi kedua kata tersebut satu persatu.

Sistem

Sistem adalah entitas atau satuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem (sistem yang lebih kecil) yang saling terhubung dan terkait untuk mecapai suatu tujuan. Banyak hal yang kita temui sehari-hari adalah sistem. Contohnya Sepeda adalah sistem, yang terdiri atas roda, pedal, rantai, roda gigi, setang dan rem dengan tujuan digunakan sebagai alat transportasi, dan lain-lain.

Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

b. Batas Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkup Luar Sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya yang mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsitem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat terintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebutdapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluarannya.

f. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa penggunaan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

g. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

h. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak aka nada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Informasi

Informasi dapat dipahami sebagai pemrosesan input yang terorganisir, memiliki arti, dan berguna bagi orang yang menerimanya. Data berbeda dengan informasi. Data dapat di defenisikan sebagai fakta-fakta yang masih mentah atau acak yang menjadi input atau proses yang menghasilkan informasi. Informsai memiliki karakteristik berupa :

a. Dapat diandalkan (reliable)

b. Relevan

c. Memiliki keterkaitan dengan waktu (timely)

d. Lengkap

e. Dapat dipahami dan diverifikasi

Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycle).

Sistem Informasi

Dari penjelasan kedua kata diatas Sistem Informasi dapat defenisikan sebagai suatu cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukan, dan memroses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahan atau organisasi untuk mencapai tujuan.

Sistem informasi dapat bersifat formal maupun informal. Sistem informasi akutansi, produksi, dan penjualan merupakan contoh sistem informasi formal yang memang secara resmi memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan informasi yang akurat. Sedangkan sistem informasi informal adalah kebalikannya, berasal dari bagian-bagian organisasi yang tidak secara resmi memberikan informasi, seperti misalnya bagian legal.

Sistem Informasi dan Software

Perangkat lunak atau software adalah representasi dari sistem informasi. Software dibuat untuk mempermudah penggunaannya dalam mencatat aktivitas yang terjadi dalam perubahan, seperti misalnya transaksi pembelian dan penjualan.

Dengan adanya perangkat lunak yang membantu mengefesiensikan proses transaksi, tentunya hambatan prosedural dapat dikurangi. Hambatan ini misalnya laporan yang tidak akurat, kesalahan pencatatan, waktu tunda dalam pembuatan laporan, serta informasi yang tidak terbagi secara merata antara satu bagian dengan bagian yang lain.

Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan dari berbagai prosedur di dalam perusahaan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, sedangkan teknologi informasi (baik software maupun hardware) adalah alat bantu untuk mencapai tujuan dari sistem informasi tersebut. Dengan teknologi informasi maka sistem informasi akan dibuat sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh penggunanya.

Sistem Dengan Perencanaan dan Tanpa Perencanaan

Membangun sebuah sistem informasi tidak bisa dilakukan tanpa suatu perencanaan. Ibarat membangun rumah, tentu harus dibuat dahulu perencanaan mengenai pembagian ruangan, ukuran, material, dan sebagainya. Demikian juga sistem informasi, jika di paksakan juga maka, sistem yang dibuat itu akan tidak stabil dan sulit dipelihara (maintain), terlebih jika hendak dikembangkan lebih lanjut.

Ada juga perusahaan, yang karena alasan tertentu, melakukan pengembangan sistemtem informasi tanpa perencanaan serta analisi yang memadai, mereka langsung menugaskan programer untuk membuat program berdasarkan prosedur manual yang ada. Dalam pengerjaannya sering terjadi interupsi dari berbagai pihak untuk menambahkan fungsi-fungsi tanpa memperhitungkan dampak sistem secara keseluruhan.

Proyek

Definisi proyek menurut PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) adalah is a temporary endeavor to create a unique product, service or result. Proyek adalah upaya temporer untuk menghasilkan produk jasa atau hasil yang unik. Pada kata temporer yang membedakan proyek dengan pekerjaan rutin. Karena proyek bersifat temporer artinya waktu berlangsungnya dibatasi, ada awal dan ada akhir untuk pekerjaan tim yang dibentuk. Meski begitu, produk atau jasa yang dihasilkan tidak bersifat temporer. Unik disini berarti hasil dari proyek yang merupakan suatu entitas baru yang memiliki karakteristikyang berbeda dengan hasil yang sudah ada.

Ukuran proyek bisa besar dengan melibatkan banyak sumber daya dan teknologi tinggi, bisa juga kecil yang hanya dikerjakan satu atau dua orang dengan tidak melibatkan sumberdaya dan berlangsung dalam waktu yang singkat

Manajemen Proyek

Proyek yang dilaksanakan secara temporer tentu perlu diatur dan dikendalikan dengan baik. Untuk melakukan pengaturan dan pengendalian, diperlukan kaidah-kaidah yang menjadi pedoman untuk pelaksanaannya. Manajemen Proyek menurut PMBOK adalah aplikasi dari pengetahuan, keahliat, alat, dan teknik untuk melaksanakan aktifitas sesuai dengan kebutuha proyek.

Siklus Pengembangan Software (SDLC- Sistem Development Life Cycle)

SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi :

1. Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi

2. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan

3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi

4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik

5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)

6. Merancang sistem informasi baru

7. Membangun sistem informasi baru

8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru

9. Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan.

System Development Lyfe Cycle (SDLC) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model SDLC. Model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain SDLC misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize.

Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah

• Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan 
• Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem 
• Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi 
• Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan 
• Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat 
• Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat 

Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.

Kaji ulang yang dimaksud adalah pengujian yang sifatnya quality control, sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance. Quality control dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi sistem.

Pemrograman

Salah satu bagian penting dari SDLC adalah pemrograman. Suatu Sistem informasi yang berbasis software tentu tidak lepas dari tugas yang satu ini. Bahkan dalam proyek pengembangan sistem informasi, pemrograman bisa menyita paling banyak sumber daya.

Dalam perkembangannya, ada banyak bahasa pemrograman dan berbagai alat bantunya. Seperti :

1 Assembly 

2 Basic

3 C atau C++

4 C#

5 Cobol

6 Java

7 Fortran

8 Clipper

9 Pascal

10 Visual basic

DataBase

Kita sudah membahas berbagai hal yang menunjang dalam pembangunan sistem informasi yang baik. Ada satu hal penting juga harus dipertimbangkan saat melakukan perencanaan awal sebelum suatu proyek pengembangan sistem informasi dilaksanakan, yaitu menentukan bagaimana data disimpan. Ada banyak software pengelola database (database server) di pasaraan saat ini. Masing-masing memiliki kelebihan dan tentunya juga harga berbeda. Penentuan ini harus dilakukan sejak awal karena menentukan juga bagaimana sistem informasi dibangun, di mana programer harus mengerti bagaimana cara memberikan perintah manipulasi data pada database server, dan penrangkat keras apa yang dibuthkan olehnya.

Ada banyak pilihan, mulai dari yang membutuhkan investasi besar sampai yang gratis tetapi cukup mengelola data seperti MySQL dan PostgreSQL. Dalam melakukan pemilihan tentu diperlukan koordinasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek pengembangan sistem informasi ini (Stakeholder). Beberapa poin yang bisa dijadikan pertimbangan antara lain :

• Kapasistas kebutuhan sesuai kebutuhan jangka panjang. 
• Keamanan data, memiliki password dan hak akses yang bisa dikonfigurasi secara aman 
• Kebutuhan perangakat keras yang dapat dipenuhi dengan sumber-daya yang ada 
• Kemampuan yang memadai untuk menangani transaksi sesuai kebutuhan pengguna 
• Vendor yang cukup dikenal dan produk yang terus diperbaharui 
• Kompatibel dengan bahasa pemrograman yang digunakan oleh programer 
• Bisa diakses dengan tools manajemen database, baik yang ter-integrasi ataupun yang tersedia di pasaran 
• Bisa dipelihara (maintenance) oleh staff teknologi informasi yang ada 
• Fasilitas dan metode back up dan restore sesuai standar 
• Harga 
• Fasilitas tambahan seperti kemampuan sinkronisasi atau replikasi antara server, bisa di-publish dengan mudah jika dibutuhkan, tidak tergantung pada perangkat keras tertentu, dan sebagainya. 
• Dapat dikembangkan lebih lanjut untuk kebutuhan seperti business inteligent atau data warehousing. 

Dari keterangan diatas bisa didefinisikan bahwa database adalah merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat ditunjukan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record. Adapun Struktur Database adalah: Database File/Table Record Elemen data/FieldDari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :

a. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.

b. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.

c. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.

d. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah

e. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Prinsip utama Data Base adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan pada saat pengambilan data kembali. Adapun ciri-ciri basis data diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Efisiensi meliputi kecepatan, ukuran, dan ketepatan

2. Data dalam jumlah besar.

3. Berbagi Pakai (dipakai bersama sama/Sharebility).

4. Mengurangi bahkan menghilangkan terjadinya duplikasi dan ketidakkonsistenan data