Integerasi Sistem Pelayanan Hotel

Integerasi Sistem Pelayanan Hotel : Pada saat ini peranan Sistem Informasi (SI) telah menjadi salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung proses bisnis. Dengan adanya Sistem Informasi yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan bisnis, maka akan dapat memberikan suatu keunggulan kompetitif bagi perusahaan, baik berskala kecil mapun besar yang pada akhirnya dapat menjamin mereka akan mampu bersaing dengan para kompetitornya. Hal ini mendasari perusahaan untuk terus menerus mengkaji ulang teknologi yang mereka miliki untuk dapat mengetahui perkembangan dan perubahan yang disebabkan oleh perkembangan teknologi yang begitu dinamis.

Pelayanan Hotel Atlet Century Park merupakan fasilitas yang diberikan Hotel tersebut sebagai nilai tambah bagi kepuasan pelanggannya. Dalam kegiatannya, Pelayanan Hotel ini terdiri dari banquet sales, spa & sportclub membership, dan penjualan SPA. Seiring berjalannya waktu, mulai muncul berbagai masalah pada sistem Pelayanan Hotel Atlet Century Park dimana perolehan informasi untuk para stakeholder pelayanan hotel membutuhkan waktu yang cukup lama dan terkadang tidak tepat dikarenakan sistem yang tidak mendukung perolehan data secara real time, sebab belum dibangunnya sistem pelayanan hotel yang terintegrasi dengan departemen lain yang terdapat pada Hotel Atlet Century Park. Dimana pengolahan data pada Pelayanan Hotel terpisah dengan pengolahan data pada departmenen Purchasing, Front Office, Restoran, serta House Keeping. Hal ini membuat penyebaran informasi yang selalu dilakukan bagian pelayanan hotel ke berbagai Departemen lain yang terkait menjadi lambat dan membuat redudansi proses karena harus menuliskan kembali berbagai informasi yang telah dicatat dalam sistem Pelayanan Hotel itu sendiri ke dalam e-mail. Sehingga kualitas informasi yang diperoleh departmen lain terkadang tidak sesuai dengan yang seharusnya karena banyaknya informarsi yang harus ditulis sehingga meningkatkan resiko terjadinya kesalahan.

Dalam mengatasi masalah yang terjadi, dikembangkan sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang dapat memberikan notifikasi beserta informasi sesuai departmen – departmen yang terkait dengan informasi yang dikirimkan Sehingga penerimaan data oleh departemen lain menjadi lebih cepat dan tepat, serta pada penjualan SPA memungkinkan untuk memperoleh data check-in tamu kamar yang memakai SPA secara real time.

TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis sitem pelayanan Hotel Atlet Century Park dan kemudian mengembangkan sistem yang mengintegrasikan sistem Pelayanan dengan sistem pada Departemen lain. Dengan adanya sistem terintegrasi ini membuat bagian pelayanan hotel dapat memperoleh dan menyebarkan data secara efisien dan efektif yang akan mempermudah pula dalam pencarian informasi yang dibutuhkan yang terdapat dalam sistem departemen lain sehingga meningkatkan kinerja pelayanan yang berdampak bagi kepuasan pelanggan

Adapun manfaat yang diperoleh adalah menghilangkan redudansi proses yang terjadi ketika menyebarkan informasi ke departemen lain, meningkatkan kualitas informasi yang dikirim, dan akses pengambilan data yang dibutuhkan oleh bagian Pelayanan menjadi lebih cepat serta data yang diperoleh lebih akurat, begitu pula dengan penyimpanan data terpusat memastikan tidak adanya duplikasi data yang menyebabkan penyimpanan data menjadi lebih efisien. 

METODOLOGI

Metodologi yang digunakan dalam penulisan ini terdiri atas metodologi pengumpulan informasi, dan metodologi pengembangan. Kegiatan pengumpulan informasi dilakukan dalam tiga tahap, yaitu penelitian lapangan, penelitian pustaka, dan wawancara. sedangkan Kegiatan dalam pengembangan menggunakan metode beorientasikan objek berdasarkan pendekatan Matthiasen, et al (2000) mengacu padu buku Object Oriented Analysis and Design.

Kegiatan yang terdapat dalam analisis terdiri dari Problem-Domain Analysis (analisa class, event, structure dan behavior yang menghasilkan event table, class diagram, statechart) dan Application-Domain Analysis (analisa kebutuhan user, penggunaan, fungsi dan sistem interface). Sedangkan kegiatan dalam perancangan terdiri dari Architecural Design (penentuan prioritas kebutuhan pengembangan sistem, komponen – komponen dalam sistem, dan proses sistem) dan Component Design (termasuk desain database, dan hubungan antar komponen) (Mathiassen, 2000, p15).

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengembangan sistem di dalam penulisan ini adalah mengintegrasikan sistem pelayanan hotel dengan sistem pada departemen lain di dalam internal hotel. Di dalam penelitian sistem pelayanan hotel ini mencakup sistem banquet sales, SPA & sportclub membership dan Penjualan SPA.

Sistem adalah seperangkat elemen atau komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan atau goal (Stair dan Reynolds, 2010, p8) . sementara itu, informasi adalah data yang ditempatkan dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pengguna terakhir (O’Brien dan Marakas, 2008, p24). Dan Sistem Informasi adalah suatu sistem yang menerima sumber data sebagai inputan dan memprosesnya menjadi informasi sebagai output-nya(O’Brien dan Marakas, 2008, p4). Jika (Laudon dan Laudon, 2010, p497) mengatakan bahwa analisis sistem menjelaskan apa yang sistem harus lakukan untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan, maka perancangan sistem menunjukkan bagaimana sistem akan memenuhi sasaran atau tujuan tersebut.

Hotel Atlet Century Park merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang perhotelan. Dalam lingkup sistem pelayanan hotel, Hotel Atlet Century Park menjalankan sistem penerimaan reservasi, pembuatan Banquet Event Order, pembuatan Work Order, pembayaran, penyewaan material, penitipan barang untuk event, pendaftaran dan perpanjangan membership, pembayaran membership maupun non-member

Berikut adalah proses bisnis berjalan PD. AL sesuai dengan hasil penelitian lapangan dan wawancara :

Pelanggan yang ingin menggunakan jasa Banquet akan mendatangi kantor bagian Banquet pada Hotel Atlet Century Park. Kemudian Banquet Account Manager akan mencatat data diri pelanggan tersebut dan membahas mengenai event yang akan diadakan pelanggan.

Pada saat reservasi, pelanggan dapat memilih paket – paket sesuai dengan yang telah ditentukan oleh pihak hotel, namun bisa juga tanpa mengikuti paket. Beberapa hal yang disepakati dalam reservasi adalah seperti tanggal diadakannya acara, menu makanan maupun buffet, peralatan yang diperlukan selama acara, artis / pengisi acara dan decorator, hingga cara pembayaran. 

Pembayaran bisa dilakukan secara cash ataupun dengan menggunakan credit card pada saat pembayaran down payment maupun pelunasannya. Setelah pelanggan membayar uang muka sebagai tanda jadi reservasi. Banquet Account Manager akan membuat Banquet Event Order (BEO) yang berisi data - data dari reservasi sebagai konfirmasi kepastian dari pemesanan banquet pelanggan, untuk kemudian dikirimkan ke departmenen – departemen di dalam internal hotel yang terkait dengan pemesanan banquet tersebut seperti house keeping, engineering, restaurant dan front office melalui e-mail untuk mempersiapkan event. 

Sedangkan jika pelanggan ingin membatalkan pesanan banquetnya, maka akan dicatat dalam Banquet Cancelation. Uang muka yang telah dibayar sebelumnya tidak akan dikembalikan jika pelanggan membatalkan pemesanan banquet-nya.

Apabila persediaan barang pada banquet telah mencapai titik ROP (Re-Order Point), maka Banquet Operation akan membuat Purchase Requisition kepada pihak pembelian.

Banquet Account Manager juga akan membuat penagihan pelunasan kepada pelanggan yang biasanya dilakukan beberapa hari sebelum acara diadakan. Setelah menerima pembayaran dari pelanggan, pelanggan akan menerima bukti pelunasan. Banquet Account Manager akan membayar decorator maupun entertainer yang telah digunakan oleh pelanggan. 

Setiap bulannya Banquet Manager akan membuat laporan penjualan banquet (Banquet Sales Report). Dan setiap awal tahun, Banquet Manager juga akan mengevaluasi, menambah atau meng-update paket – paket untuk tahun selanjutnya. 

Selain Banquet, Hotel Atlet Century Park memiliki pelayanan SPA dan beberapa fasilitas SportClub seperti Tennis, Gazebo Pool serta Fitness Center yang bisa digunakan tamu hotel maupun member dari Hotel Atlet Century Park.

Dan untuk Pemakaian SPA, pelanggan yang ingin menggunakan jasa SPA dan Sportclub, dapat mendaftarkan diri sebagai member sesuai dengan tipe membership yang diinginkannya ke Customer Service SPA and sportclub. Tipe membership yang ada antara lain adalah single, double, group 3 dan group 5. Masing - masing paket tipe memiliki harga dan masa berlaku membership yang berbeda - beda. Setelah didaftar, pelanggan akan mendapat Membership ID Card yang dapat digunakan ketika ingin memakai jasa SPA atau Sportclub. Jika masa berlaku membership pelanggan sudah habis, maka Customer Service juga akan melayani perpanjangan membership pelanggan. 

Saat member akan menggunakan fasilitas SPA ataupun Sportclub, customer service yang bertugas akan menginput kode member pada kartu untuk mengecek masa berlaku dari member tersebut.

Untuk pemakaian fasilitas Sportclub, tamu kamar hotel dan member bebas menggunakannya tanpa biaya. Namun berbeda dengan SPA, jika member bisa menggunakan jasa SPA dengan gratis maka tamu hotel yang bukan member harus membayar biaya sesuai paket yang dipilih di kasir. 

Setiap beberapa bulan ataupun umumnya pada saat menjelang hari libur, Sportclub Supervisor akan membuat promosi paket SPA dengan ketentuan minimal pembelian yang telah di tentukan maupun dengan pembayaran menggunakan kartu kredit. 

Pada setiap akhir bulan, kasir akan membuat laporan penjualan SPA dan Sportclub . Sedangkan customer service akan membuat laporan perpanjangan member.

Tidak terintegerasinya sistem pada banquet dengan departemen lain yang terkait membuat proses penyampaian informasi mengenai acara dan perubahan – perubahan acara ke departemen lain dilakukan melalui e-mail. Penyampaian konfirmasi melalui e-mail ini membuat proses kerja berulang pada Banquet Account Manager yang harus menginput ulang seluruh pesanan pelanggan ke masing – masing departemen dan juga departemen penerima e-mail pun perlu mencatat kembali seluruh informasi kedalam sistem mereka masing – masing. Sehingga penyebaran informasi dari bagian pelayanan hotel ke departemen lain tidak efisien. Kemudian pada proses pelayanan pemakaian SPA, karena sistem pelayanan hotel tidak terintegerasi dengan sistem pada Hotel Atlet Century Park, tamu hotel (non member) yang memakai jasa tidak dapat menggunakan room charges untuk membayar pemakaian paket SPA Karena perolehan data check in tamu yang tidak terpusat membuat data yang diperoleh pada bagian penjualan SPA tidak akurat sehingga fasilitas pemakaian room charges oleh non member tidak dapat digunakan dalam proses bisnis yang berjalan pada pelayanan hotel Atlet Century Park.

Dalam mengatasi masalah yang terjadi, solusi yang dapat diusulkan adalah dengan mengembangkan suatu sistem terintegerasi antara pelayanan hotel dengan seluruh sistem yang terdapat dalam hotel Atlet Century Park dengan penyimpanan data terpusat, sehingga data tersimpan secara real time dan mengurangi duplikasi data yang sering terjadi pada hotel Atlet Century Park.

Pengintegerasian Sistem bagian Pelayanan Hotel ini akan dikembangkan menggunakan program berbasis Object Oriented Programming yaitu Visual Basic .NET 2005 yang akan dikonversi menjadi EXE dan SQL Server 2005 sebagai basis data yang menampung data – data secara terpusat dari semua bagian hotel. Sistem akan didesain dan dikembangkan dengan menggunakan satu buah server dengan spesifikasi processor intel i5, RAM 4 GB, HDD 1 TB, VGA on board sebagai tempat penyimpanan database di-server dan juga menggunakan PC dengan processor core 2 duo, Ram 2 GB, HDD 512 GB, dan VGA on board serta printer dimasing - masing bagian. Menggunakan LAN berbasis pada teknologi IEEE 802.3 Ethernet menggunakan perangkat switch, yang mempunyai kecepatan transfer data 1000 Mbit/s. Server ini akan digunakan secara terpusat bersama dengan departemen lain sehingga bagian pelayanan hotel dapat diintegrasikan dengan departemen lain guna meningkatkan efisiensi penyimpanan karena mereduksi kemungkinan terjadinya duplikasi data. Berikut ini jaringan komputer yang akan digunakan dalam pengembangan sistem pelayanan hotel.

Gambar Jaringan Komputer Sistem Pelayanan Hotel

Arsitektur yang dipakai di dalam desain komponen pada sistem pelayanan hotel menggunakan client – server architecture dengan centralized data. Arsitektur ini menghubungkan seluruh pengguna sistem dalam pelayanan hotel untuk mengakses ke dalam satu model yang diletakkan dalam server pusat. Sehingga semua user pada bagian pelayanan hotel dapat mengakses informasi secara akurat karena sistem integrasi yang dibangun ini menjadikan data yang tersimpan secara real time. Model pada Server yang digunakan bagian pelayanan hotel, digunakan juga oleh sistem yang lainnya sehingga data yang tersimpan benar – benar terpusat. 

Gambar Component Architecture Pada Pelayanan Hotel

Berikut ini disertakan contoh form Banquet Event Order (BEO) yang ada pada sistem bagian Pelayanan, di dalam form ini terdapat tab untuk mengirimkan informasi – informasi ke departemen yang terkait berupa notifikasi dengan data yang dikirim sesuai kebutuhan informasi dari masing – masing departemen yang tediri dari Front Office, House Keeping, restaurant dan engineering. Semua data pesanan dari pelanggan terdahulu akan langsung ditampilkan dalam form ini, sehingga user tidak perlu lagi menulis ulang semua pesanan. Form ini menjadi solusi untuk bagian pelayanan atas masalah yang muncul dari pemakaian e-mail dalam distribusi informasi mengenai event yang akan diadakan.

Gambar Interface Banquet Event Order (BEO)

Kemudian pada gambar 2 adalah form Non Member Payment, form untuk melayani penggunaan SPA oleh tamu hotel (Non Member). Dengan adanya integrasi data bagian pelayanan dengan Front Office maka pada penjualan SPA ini, dimungkinkan pencarian data tamu yang sedang check in pada saat penggunaan SPA secara akurat karena setiap data tamu yang sedang check in maupun telah check-out yang diperoleh bagian penjualan SPA pada form ini merupakan data yang real time.

Gambar Interface Non Member Payment

KESIMPULAN

Dengan Adanya Pengembangan sistem terintegrasi, maka akan mengurangi duplikasi data dan mendukung pendistribusian data dengan lebih efisien antar departemen, sehingga mendukung proses bisnis dalam meningkatkan kinerja, karena kebutuhan akan informasi pada setiap bagian dalam internal hotel dapat terpenuhi, terutama bagi pihak manajemen yang sangat memerlukan informasi yang akurat dalam pengambilan keputusan serta memudahkan mereka dalam melakukan controlling, sebab integrasi ini dapat mempercepat proses dalam pengolahan data. 

Integrasi menjadi solusi terbaik dalam menstandarisasi data yang tersimpan, terutama bagi perusahaan yang terbagi atas beberapa departemen. Dengan sistem yang dapat diintegrasikan membuat proses bisnis bergerak lebih cepat karena apabila sistem pada satu perusahaan berdiri masing – masing akan menurunkan kinerja dari sistem karena perlu adanya transfer – transfer data yang cukup memakan waktu dan penyimpanan data pun tidak real time. Seperti halnya pada kasus di Hotel Atlet Century Park, dengan pengembangan integrasi sistem pelayanan dengan sistem lainnya dalam hotel akan berdampak pada kualitas data yang diperoleh dan peningkatan kinerja yang dipengaruhi oleh dikembangkannya penyimpanan data secara terpusat.

DAFTAR PUSTAKA

Stair, R. M., & G. W. Reynolds. (2010). Principles of Information Systems, a managerial Approach, 9th Edition. Course Technology, USA.

O’Brien, J. A., & G. M. Marakas. (2008). Management Information System, 8th Edition. Mc. Graw-Hill Inc., New York.

Laudon, K, & J.P. Laudon. (2010). Management Informtaion System : Managing the Digital Firm, 11th edition. Prentice-Hall.